Op de een of andere manier roept de term KPI bij sommige recruiters rode vlekken in de nek op, hyperventilatie en vermijdende antwoorden op de vraag of ze worden gebruikt. Als ik er dan op door vraag blijkt dat veel van onze vakgenoten niet zo goed weten welke KPI’s ze moeten meten. Of misschien beter gezegd: kunnen meten. Want dit laatste is ook nog wel eens een uitdaging als je bijvoorbeeld niet met een ATS werkt of de data hier niet goed in wordt bijgehouden. Dan kun je wel enthousiast recruitment KPI’s vaststellen maar als je uren bezig bent om de data te verzamelen terwijl je in die tijd ook een top kandidaat naar binnen had kunnen halen, nou dan is de keuze snel gemaakt.
Kandidaat gaat vóór de KPI. Of is zelfs dé KPI. Kandidaat Prioriteit Immer. Logisch toch?
Zonder gekheid. Recruitment KPI’s en doelstellingen zijn een must. Zeker binnen een recruitmentplan. Met een recruitmentplan zet je de koers uit voor komend jaar. Als je dan al zo goed bezig bent met het gestructureerd werven, dan wil je toch ook concreet resultaat meten. Hiermee kun je aantonen wat er goed gaat of beter kan. In je plan maak je onderscheid tussen KPI’s en doelstellingen. Voordat we in gaan op welke je kan gebruiken, zoomen we eerst in op het verschil tussen beide termen.
KPI is de afkorting van Key Performance Indicator. Met KPI’s kun je prestaties meten, als het ware monitoren. Bijvoorbeeld de time to hire. Hiermee meet je het aantal dagen geteld vanaf het moment dat de werving van de vacature is gestart tot aan dat er een kandidaat is aangenomen.
Doelstelling is een omschrijving van een resultaat of situatie die je wilt bereiken. Bijvoorbeeld een employer branding strategie opzetten of gekwalificeerde kandidaten voor je vacatures werven. Je legt van te voren vast wat je wilt bereiken. En dit doe je door concrete resultaten te benoemen. Tip: omschrijf de doelstelling volgens het SMART principe: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijd. De KPI kun je gebruiken om een doelstelling te meten.
Een werkgever krijgt veel sollicitaties via de website waarvan ruim 80% wordt afgewezen op cv. De kwaliteit van de sollicitanten past niet bij het gewenste profiel voor de vacature. Zoveel afwijzen is slecht voor het werkgeversmerk, daarom heeft men als doel om komend jaar een hogere kwaliteit van sollicitanten te behalen. Minder sollicitaties en beter passend bij de vacature. De kwaliteit van de sollicitaties wordt gemeten aan de hand van het aantal kandidaten wat na cv selectie doorgaat naar 1e gesprek. Recruitment spreekt met de stakeholders af dat het percentage afwijzingen in deze fase voor komend jaar op maximaal 40% mag liggen. Met de KPI meten ze de voortgang en kunnen ze scherp monitoren of de ingezette acties ook tot het gewenste resultaat leiden.
Bij het omschrijven van de doelstelling, volgens het SMART principe, wordt de KPI bij de M van meetbaar weergegeven. De SMART methode is een handige en concrete manier om je doel uit te werken. En simpeler dan je misschien denkt. Je kan namelijk gewoon onderstaande vragen voor je doel beantwoorden.
Specifiek: wat wil je bereiken, wie zijn er bij betrokken, waar en wanneer vind het plaats en waarom wil je dit bereiken.
Meetbaar: wat moet er gedaan worden, hoe ga je dit meten en welk resultaat levert het op (daar is ‘ie dan; de KPI!).
Acceptabel: is het doel voor iedereen aanvaardbaar, is er draagvlak en is het een logisch doel gezien de omstandigheden.
Realistisch: is het doel haalbaar, uitvoerbaar, relevant en zijn kennis en middelen aanwezig.
Tijd: wanneer ga je starten, wanneer moet het behaald zijn en wanneer is het doel gerealiseerd.
Door bovenstaande vragen uit te werken maak je de doelstelling concreet. Het is gelijk een manier om te toetsen of het haalbaar is wat je voor ogen hebt. Super handig toch?
Terug naar de vraag ‘Welke KPI’s gaan we hanteren?’. Google is your best friend en de suggesties die je online vindt zijn legio. Waar je vooral voor moet waken is dat je niet doorslaat en de lijst met KPI’s te lang gaat worden. Als je net begint zou ik niet meer dan 3 tot 5 KPI’s vaststellen. En deze moeten dan ook passen bij de recruitment doelstellingen. Als je komend jaar bijvoorbeeld een beter bereik als werkgever wilt realiseren, bouwen aan je employer brand, dan kun je samen met marketing hier een doelstelling en KPI voor bepalen. Je hoeft ze dus ook niet alleen te bedenken. Sterker nog: ga ze bij voorkeur niet alleen bedenken. Bespreek met de stakeholders wat zij belangrijk vinden. Samen bepaal je de recruitment KPI’s. Elke hiring manager, directeur, marketeer en HR manager kan met je mee denken. Ook zij hebben doelen in hun jaarplan staan, en mogelijk raken deze zelfs recruitment activiteiten.
In een recruitmentplan werk je toe naar recruitment doelstellingen en KPI’s. Dit is een apart hoofdstuk in het format wat ik in de training gebruik. Door de onderdelen in logische volgorde uit te werken, kom je bijna als vanzelfsprekend op de doelstellingen en KPI’s. Meer hier over leren en ook aan de slag gaan met KPI’s zonder dat je rode vlekken krijgt? Check dan de training recruitment plan die je in eigen tijd en online volgt. Je krijgt hierin onderdeel voor onderdeel toegelicht zodat je direct aan het schrijven kan gaan. Tijdens het volgen van de training en het uitwerken van je plan toch last van hyperventilatie? Dan mag je mij altijd even contacten en zorgen we samen dat je geen plasticzakje nodig hebt om weer tot rust te komen ;-).
Lees hier meer over de online training recruitmentplan.
_________________________________________________________
Bianca schreef eerder ook twee blogs voor op onze website: